À l’origine du département des ressources humaines : la documentation!
Fiches de paies, contrats de travail, justificatifs de résidences, le service RH doit gérer beaucoup de documents en rapport avec les employés.
La gestion manuscrite de ces derniers devenant difficile voir obsolète, le recours à la digitalisation devient une nécessité.
C’est pour cela qu’intervient la GED : Gestion Électronique des Documents (GED).
Quelles sont les enjeux et avantages de cette solution ? Les réponses ci-dessous.
La GED : qu’est-ce que c’est ?
La Gestion Électronique des Documents se présente sous la forme d’une application et permet de gérer le cycle de vie d’un document électronique.
Cela intègre différentes fonctionnalités telles que :
- La création ou l’acquisition de documents;
- Le stockages et l’organisation des documents qui sont numérisés;
- Sécurisation des documents sensibles;
- La recherche et la consultation de documents.
Un système qui permet également d’archiver et classifier plus facilement les documents.
Quels sont les avantages ?
- Gain d’espace de travail : avec cette solution, la question de la capacité de stockage des documents ne se pose plus !
- La facilité de recherche des documents : la consultation des documents est rendue possible en quelques clics.
- L’amélioration de la traçabilité et de la sécurisation des documents : la meilleure manière d’éviter la diffusion de mauvaises informations aux employés.
Des bénéfices encore plus vastes.
La diminution de l’impression de papier est aussi très bénéfique pour optimiser la démarche RSE de son entreprise, sans oublier les économies réalisées !
Le rangement de ces documents et des données des employés permet également d’améliorer les processus internes. En effet, la perte des données se fait rare, de même pour les erreurs de destinataire lors d’échanges d’informations.
De même, les tâches liées au rangement de la documentation sont généralement très chronophages et grâce à cette digitalisation, ces tâches sont donc dématérialisées. Ainsi les équipes RH peuvent se concentrer sur d’autres activités apportant une valeur ajoutée au service.
Ce nouveau processus est certes avantageux pour les entreprises mais il doit toutefois s’intégrer aux réalités de l’entreprise et donc à ses normes internes.
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